Kasy fiskalne dla taksówkarzy a kontrola skarbowa – jak przestrzegać przepisów i unikać problemów?

Czy kasa fiskalna w taksówce jest konieczna?

Najpierw warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy każdy taksówkarz jest zobowiązany do korzystania z kasy fiskalnej. Odpowiedź na to pytanie jest prosta – tak i to niezależnie od osiąganego rocznego obrotu. W przypadku niektórych branż nie trzeba bowiem korzystać z kasy fiskalnej, jeśli roczny obrót nie przekracza 20 000 zł. Mówi o tym Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z dnia 24 listopada 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 2605). Niestety ten przepis nie ma zastosowania w przypadku branży taksówkarskiej, co zostało wyszczególnione we wspomnianym Rozporządzeniu.

Z jakiej kasy fiskalnej należy korzystać w taksówce?

Kasa fiskalna do taksówki nie tylko jest niezbędna, lecz również powinna spełniać pewne dodatkowe wymagania. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z dnia 29 kwietnia 2019 r. (Dz.U. 2019 poz. 816) taksówkarze są zobowiązani do zaopatrzenia się w kasę fiskalną o zastosowaniu specjalnym. Co to oznacza? Konstrukcja i program pracy takiego urządzenia musi uwzględniać szczególne zastosowanie takiej kasy i spełniać specyficzne wymagania techniczne.

O tych wymaganiach mówi z kolei Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii z dnia 12 września 2021 r. (Dz.U. 2021 poz. 1753). Zgodnie z nim kasa fiskalna do taksówki musi współpracować z taksometrem, co możliwe jest na dwa sposoby:

• kasa może tworzyć z taksometrem kaso-taksometr. Urządzenia te są wtedy połączone ze sobą w sposób nierozłączny i znajdują się w jednej obudowie;
• kasa i taksometr są oddzielnymi urządzeniami skomunikowanymi ze sobą przez złącze odpowiednio zabezpieczone przed ingerencją osób trzecich albo samego użytkownika kasy.

Rozporządzenie wymaga także, aby kasy fiskalne do taxi wyposażone były w dodatkowe funkcje, których nie mają inne urządzenia fiskalne, np. opcję anulowania paragonu fiskalnego, jeśli kurs składał się wyłącznie z maksymalnie 20-minutowego postoju i przejechania odcinka krótszego niż 500 m.

Czy kasa fiskalna w taksówce musi być online?

Od kilku lat coraz więcej branż jest zobowiązanych do korzystania z kas fiskalnych online. To urządzenia, które łączą się z internetem i w ten sposób przesyłają kopie wystawionych dokumentów fiskalnych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) – systemu uruchomionego przez Krajową Administrację Skarbową, służącego do zdalnej kontroli poprawności rejestracji transakcji. Kopie paragonów nie zapisują się już wyłącznie na karcie SD umieszczonej w kasie, dlatego urzędnicy coraz rzadziej udają się osobiście do sklepu lub punktu usługowego przedsiębiorcy, aby przeprowadzić kontrolę.

Taksówkarze zostali zobowiązani do korzystania z kasy fiskalnej online od 1 lipca 2021 roku. Oznacza to, że dotychczasowi przedsiębiorcy, którzy przed tą datą korzystali z kas fiskalnych z elektronicznym zapisem kopii, musieli wymienić swoje urządzenie fiskalne na nowe. Natomiast nowi taksówkarze, którzy rozpoczęli prowadzenie działalności po 1 lipca 2021 roku, musieli od razu zaopatrzyć się w kasę fiskalną typu online.

Warto pamiętać, że kasie online należy zapewnić stałą łączność z internetem, a w przypadku taksówki najlepiej będzie korzystać z transmisji GPRS – w tym celu należy umieścić w urządzeniu kartę SIM.

Jak przygotować się do kontroli skarbowej, będąc kierowcą taksówki?

Aby uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej, warto upewnić się, czy:

• kasa fiskalna online ma stały dostęp do internetu – jeśli występują problemy z połączeniem, zostanie to zasygnalizowane na ekranie urządzenia. W sytuacji gdy połączenie jest przerywane nagminnie, warto rozważyć zmianę dostawcy internetu;
• przegląd kasy fiskalnej został wykonany na czas – za brak terminowego przeglądu urządzenia fiskalnego można otrzymać karę w wysokości 300 zł. Kara ta nakładana jest do skutku, a więc do czasu wykonania przez przedsiębiorcę zaległego przeglądu technicznego. Dodatkowo można stracić ulgę otrzymaną na zakup kasy fiskalnej online, czyli zazwyczaj 700 zł. Taki przegląd powinien być wykonywany co najmniej raz na 2 lata, a informacja o jego wykonaniu lub braku również jest wysyłana do CRK;
• raporty dobowe i miesięczne są wystawiane terminowo – raport dobowy powinien być wystawiony przed zarejestrowaniem pierwszej transakcji kolejnego dnia, natomiast raport miesięczny należy wystawić do 25 dnia następnego miesiąca. Gdyby przedsiębiorca często wystawiał raporty w późniejszym terminie, urząd skarbowy mógłby uznać, że ewidencje są prowadzone w nierzetelny sposób, co wiązałoby się z karami.

Jak więc widać, taksówkarze rzetelnie wywiązujący się ze swoich obowiązków względem rejestracji sprzedaży nie muszą obawiać się problemów podczas kontroli skarbowej. Warto również pamiętać, że taka kontrola mogła już zostać przeprowadzona zdalnie, o czym przedsiębiorca nie musiał wiedzieć.