Zakończenie działalności gospodarczej a obowiązki przedsiębiorcy

Jak wyrejestrować firmę z CEIDG

Jeśli chcesz zamknąć firmę jednoosobową, w terminie 7 dni od daty faktycznego zaprzestania działalności musisz złożyć do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) wniosek o jej wykreślenie.

Możesz to zrobić:

• on-line: na stronie biznes.gov.pl. Wniosek podpiszesz profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

• osobiście w urzędzie miasta lub gminy:
  • wcześniej wydrukowany i wypełniony wniosek przynieś ze sobą do urzędu
  • wypełnij i złóż wniosek w urzędzie.

Po sprawdzeniu twojej tożsamości (pamiętaj o dowodzie osobistym lub innym dokumencie tożsamości) urzędnik da ci pokwitowanie przyjęcia wniosku.

• pocztą: formularz prześlij do urzędu miasta lub gminy. W tym wypadku autentyczność podpisu na wniosku musisz wcześniej poświadczyć u notariusza i dołączyć takie poświadczenie do wysyłanego formularza.

Termin wykreślenia z CEIDG zależy od tego, w jaki sposób złożyłeś wniosek. Wykreślenie następuje najpóźniej w następnym dniu roboczym po:

• dniu wysłania wniosku elektronicznego (wnioski on-line)
• dniu złożenia w urzędzie (wnioski składane osobiście)
• dniu doręczenia wniosku do urzędu (wnioski składane listownie).

Zaświadczenie o wykreśleniu z CEIDG twojej firmy możesz pobrać ze strony CEIDG: wyszukaj firmę w bazie przedsiębiorców, pobierz i zapisz lub wydrukuj zaświadczenie. Pomimo wykreślenia, dane twojej firmy nie znikają z ewidencji. Są nadal widoczne, choć jest przy nich informacja o dacie wykreślenia z CEIDG.

Informacja o wykreśleniu firmy z CEIDG zostaje automatycznie przesłana do urzędu skarbowego, Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS).

O zamknięciu firmy nie musisz dodatkowo zawiadamiać tych instytucji.

Uwaga! Jeśli płacisz podatek w formie karty podatkowej i likwidujesz działalność, masz obowiązek złożenia do urzędu skarbowego formularza PIT-16Z. Musisz to zrobić niezależnie od tego, że organ podatkowy zostanie poinformowany o likwidacji przez CEIDG. PIT-16Z to swoiste oświadczenie podatnika dotyczące dnia zakończenia działalności opodatkowanej kartą podatkową. Dzięki niemu urząd skarbowy może określić prawidłowy podatek dla celów karty podatkowej, a ty zapłacisz kartę podatkową w proporcji do okresu prowadzenia działalności gospodarczej danym miesiącu.

Jeżeli do prowadzenia działalności przedsiębiorca potrzebne były zezwolenia, pozwolenia lub koncesje pozwolenia, informację o wykreśleniu firmy z ewidencji dostanie także urząd, który prowadzi rejestr tego rodzaju działalności.

Jak wyrejestrować spółkę cywilną

Kiedy działalność kończy spółka cywilna, każdy z jej wspólników musi zdecydować,
czy chce samodzielnie kontynuować działalność gospodarczą:

• Jeśli kończysz działalność w spółce, ale chcesz ją kontynuować samodzielnie - złóż wniosek o zmianę wpisu do CEIDG i zmień formę prowadzenia działalności gospodarczej.
• Jeśli kończysz działalność w spółce i nie chcesz prowadzić działalności indywidualnie - złóż wniosek o wykreślenie swojej działalności z rejestru.

Wspólnicy spółki cywilnej, poza obowiązkiem wykreślenia lub aktualizacji wpisu w CEIDG, muszą pamiętać o likwidacji numerów identyfikacyjnych spółki.

W tym celu składają formularz NIP-2 do urzędu skarbowego oraz formularz RG-OP w GUS.

Ważne! Likwidacji spółki cywilnej, aby było ono skuteczne, muszą dokonać wszyscy wspólnicy. To oznacza, że pod wnioskiem do GUS powinny się znaleźć podpisy wszystkich wspólników oraz wszyscy wspólnicy powinni dokonać zgłoszenia do urzędu skarbowego. Może to też w ich imieniu zrobić wspólnie ustanowiony pełnomocnik.

Wyrejestrowanie firmy z ZUS

Jeżeli złożysz do CEIDG wniosek CEIDG-1, ZUS wyrejestruje twoją firmę automatycznie – sporządzi za ciebie formularz ZUS ZWPA oraz wyrejestruje cię jako płatnika składek. Na tym samym wniosku możesz też zgłosić wyrejestrowanie z ubezpieczenia pracowników i zgłoszonych członków rodziny (swoich i pracowników).

ZUS wyrejestruje także te osoby oraz sporządzi za ciebie formularze ZUS ZWUA i ZUS ZCNA.

Ważne! Wyrejestruj z ubezpieczeń osoby, które zatrudniałeś, na formularzu ZUS ZWUA, a także wszystkich zgłoszonych członków rodzin, na formularzu ZUS ZCNA. Masz na to 7 dni od daty ustania obowiązku ubezpieczeń.

Składki na ubezpieczenia społeczne do ZUS opłacasz w tych samych terminach, w których składasz deklaracje rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne, czyli:

• do 5. dnia następnego miesiąca – jeśli jesteś jednostką budżetową lub samorządowym zakładem budżetowym
• do 15. dnia następnego miesiąca – jeśli jesteś płatnikiem składek posiadającym osobowość prawną
• do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek.

Ostatnią składkę za ubezpieczenie społeczne zapłacisz już po zamknięciu firmy (w kolejnym miesiącu). Jej wysokość oblicz proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności. Na przykład, jeśli wniosek złożono w połowie miesiąca, opłacisz połowę składki.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne musi być natomiast opłacona w pełnej wysokości – nie obliczasz jej proporcjonalnie do okresu prowadzonej działalności. Ubezpieczenie zdrowotne będzie obowiązywało jeszcze przez 30 dni od momentu zakończenia działalności.

Po tym czasie utracisz możliwość korzystania z refundowanych świadczeń opieki zdrowotnej.

Obowiązki związane z podatkiem dochodowym

Zamykając działalność gospodarczą musisz pamiętać o kilku obowiązkach związanych z rozliczeniem podatku dochodowego. Do najważniejszych z nich należy sporządzenie wykazu składników majątku twojej firmy oraz spisu z natury na dzień zamknięcia działalności.

Ważne! Spis z natury musisz sporządzić tylko wtedy, jeśli prowadziłeś podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) lub opłacasz podatek w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Wykaz składników majątku firmy

Wykaz powinien zawierać m.in.:

• nazwę składnika majątku
• datę nabycia składnika majątku
• kwotę wydatków, jakie poniosłeś na nabycie składnika majątku oraz kwotę wydatków jaką poniosłeś na nabycie składnika majątku zaliczoną do kosztów uzyskania przychodów
• wartość nabywczą.

Uwaga! W wykazie ujmij towary, które na dzień jego sporządzenia znajdują się na stanie firmy ale nie są twoją własnością. Nie musisz ich wyceniać, wystarczy że podasz czyją są własnością.

Pamiętaj, że składniki majątku, ujęte w wykazie stanowią twoją własność i nie są uwzględniane przy ustaleniu dochodu na dzień zamknięcia działalności czyli nie podlegają opodatkowaniu na ten dzień. Dopiero ich sprzedaż w ciągu 6 lat po zamknięciu firmy może spowodować, że uzyskasz przychód, od którego będziesz musiał zapłacić podatek.

Wykazu składników majątku nie musisz przekazywać do urzędu skarbowego
ani zawiadamiać naczelnika tego urzędu o jego sporządzeniu. Wystarczy, że przechowasz go przez pięć lat i będziesz udostępniać na żądanie organów przeprowadzających kontrolę.

Spis z natury

Jeśli w ramach działalności gospodarczej prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) bądź opłacasz podatek w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, zamykając działalność musisz sporządzić spisu z natury na dzień jej likwidacji (remanent likwidacyjny).

Obowiązek sporządzenia spisu z natury nie dotyczy podatników prowadzących księgi rachunkowe i podatników opodatkowanych w formie karty podatkowej.

W spisie wykazujesz wszystkie pozostałe w firmie:

• towary handlowe
• materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze
• półwyroby
• produkcję w toku
• wyroby gotowe, braki i odpady
• wyposażenie – w przypadku jeśli jesteś opodatkowany zryczałtowanym podatkiem dochodowym.

Uwaga! Jeśli jesteś opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, spis powinien dodatkowo obejmować rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną działalnością, niebędące środkami trwałymi, zaliczane do wyposażenia.

Twój spis z natury powinien zawierać między innymi:

• imię i nazwisko właściciela firmy
• datę sporządzenia spisu
• szczegółowe określenie towaru i innych składników
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową; łączną wartość spisu z natury
• wartość pomniejszenia wynikającego z regulacji dotyczącej zatorów płatniczych
  ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie – tylko w sytuacji jeśli prowadzisz PKPiR),=
• podpis właściciela firmy.

Spis z natury dla celów podatku PIT nie ma określonego wzoru. Musisz go sporządzić samodzielnie, a wartość spisu dodaj do PKPiR lub w ewidencji przychodów.

Pamiętaj, że nie masz obowiązku składania sporządzonego spisu do urzędu skarbowego.

Zapłata podatku za ostatni miesiąc prowadzenia działalności gospodarczej

Podatek za ostatni miesiąc prowadzonej działalności zapłać:

• na dotychczasowych zasadach - gdy jesteś opodatkowany według skali podatkowej, podatkiem liniowym lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych
• w wysokości 1/30 miesięcznej należności za każdy dzień za okres do dnia zaprzestania działalności – w przypadku gdy jesteś opodatkowany na zasadach karty podatkowej.

Pamiętaj, że deklaracje roczne składasz w terminach przewidzianych dla zeznań podatkowych.

Podatek dochodowy od majątku firmy

W przypadku likwidacji działalności gospodarczej, majątek, który należał do firmy, staje się majątkiem prywatnym osoby prowadzącej działalność.

Jeśli nie sprzedasz go w ciągu sześciu lat (licząc od pierwszego dnia miesiąca, który nastąpi po miesiącu, w którym przestałeś prowadzić działalność gospodarczą), nie będziesz musiał zapłacić podatku dochodowego z tego tytułu. Jeśli sprzedasz go wcześniej, zapłacisz podatek.

Obowiązki związane z podatkiem VAT

Jeśli zamykasz firmę i jesteś płatnikiem podatku VAT, nie możesz zapomnieć o rozliczeniu się z urzędem skarbowym w zakresie podatku od towarów i usług.

Aby to zrobić, musisz dopełnić kilku formalności. Wśród nich jest obowiązek sporządzenia na dzień zamknięcia firmy odrębnego spisu z natury dla celów podatku VAT.

Musisz poinformować urząd skarbowy o tym, że przestajesz wykonywać czynności, które podlegają opodatkowaniu tym podatkiem.

Spis z natury

Spis sporządzasz, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT.

Wykazujesz w nim towary przy zakupie których przysługiwało ci prawo do odliczenia VAT i które na dzień likwidacji działalności pozostają w twojej firmie. Będą to więc co do zasady towary, których zakup masz udokumentowany fakturami, bez względu na to czy korzystałeś z odliczenia VAT, czy też nie.

Pamiętaj, że w spisie z natury dla celów VAT nie uwzględniasz towarów, w przypadku których nie mogłeś skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT. Jeżeli jednak dobrowolnie zrezygnowałeś z odliczenia podatku VAT, to składnik majątku, którego to prawo dotyczyło, również musisz objąć spisem z natury.

Twój spis z natury powinien zawierać między innymi:

• imię i nazwisko właściciela firmy
• datę sporządzenia spisu
• szczegółowe określenie towaru i innych składników (jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą
  z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową)
• łączną wartość spisu z natury
• podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela firmy
• informację o nazwie towaru, ilości towaru, cenie nabycia towarów lub towarów podobnych albo koszcie ich wytworzenia (gdy nie ma ceny nabycia), stawce podatku VAT obowiązującej dla danego towaru i kwocie tego podatku.

Pamiętaj, że wycena składników majątku powinna nastąpić najpóźniej w terminie 14 dni od dnia, w którym zakończyłeś spis z natury (remanent likwidacyjny). Towary, które wykażesz w spisie z natury możesz wycenić według:

• ceny zakupu - tzn. ceny zapłaconej, po pomniejszeniu jej o udzielone rabaty i zniżki
  oraz o VAT podlegający odliczeniu oraz po powiększeniu jej o należne cło, podatek akcyzowy i dodatkowe opłaty celne (w przypadku towarów importowanych)
• ceny zakupu takich samych lub podobnych składników – w przypadku otrzymania towarów w spadku lub darowiźnie
• ceny nabycia - czyli ceny zakupu powiększonej o koszty uboczne związane z zakupem towarów do chwili ich złożenia w magazynie (m.in. koszty transportu, załadunku
  i wyładunku oraz ubezpieczenia w drodze)
• cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu – możesz zastosować taki sposób wyceny tylko wtedy, gdy ceny rynkowe są niższe od cen zakupu lub nabycia danych towarów. Pamiętaj, że jeśli zdecydujesz się na taki sposób wyceny, w spisie z natury przy poszczególnych pozycjach musisz uwidocznić jednostkową cenę zakupu (nabycia) danego towaru.

Uwaga! Spis z natury może mieć dowolną formę. Obecnie nie ma obowiązującego wzoru, jednak niektóre urzędy skarbowe udostępniają własne druki, z których możesz skorzystać.

O zamiarze sporządzenia spisu z natury nie musisz informować urzędu skarbowego.

Informację o dokonanym spisie z natury i o ustalonej na jego podstawie wartości i o kwocie podatku należnego, możesz:

• przekazać do urzędu skarbowego lub
• dołączyć do deklaracji podatkowej składanej za ostatni okres prowadzenia działalności gospodarczej.

Majątek który został wykazany w spisie z natury podlega opodatkowaniu. Jako datę powstania obowiązku podatkowego przyjmuje się dzień zakończenia prowadzenia działalności.

Na deklaracji rozliczeniowej (JPK_V7M w przypadku rozliczenia miesięcznego lub JPK_V7K w przypadku rozliczenia kwartalnego) musisz wykazać wartość podatku od towarów i usług, wynikającą ze sporządzonego spisu.

Jeśli przed zamknięciem działalności wyprzedałeś cały majątek i towary handlowe, do ostatniej składanej deklaracji VAT powinieneś dołączyć informację, że wartość towarów, które powinny być objęte spisem, wynosi 0 zł.

Pamiętaj! Rozliczając podatek VAT, w deklaracji musisz uwzględnić kwoty podatku należnego i naliczonego związane ze sprzedażą i zakupami dokonanymi w ostatnim okresie rozliczeniowym oraz kwotę podatku należnego wynikającą z dokonanego spisu z natury.

Wykreślenie firmy z rejestru VAT

Jeżeli jesteś podatnikiem VAT, musisz powiadomić urząd skarbowy o zakończeniu działalności. Masz na to 7 dni od dnia zakończenia działalności. Złóż do urzędu, który był właściwy na ostatni dzień prowadzenia przez ciebie działalności, formularz VAT-Z.

Zostaniesz wtedy wykreślony z rejestru podatników VAT. Jeżeli byłeś podatnikiem VAT-UE, automatycznie utracisz także ten status.

Zgłoszenie o zakończeniu działalności możesz złożyć elektronicznie, przez Portal podatkowy lub korzystając z aplikacji e-Deklaracje.

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty firmowe

Dokumenty przekazywane do ZUS

Pamiętaj! Ustawa o rachunkowości przewiduje krótszy okres przechowywania dokumentacji księgowej, niż wynika to z przepisów podatkowych. Na przykład księgi rachunkowe za 2019 roku należy przechowywać 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego te księgi dotyczą, czyli do końca 2024 roku. Jednak aby zachować terminy wynikające z przepisów podatkowych, musisz je przechowywać do końca 2025 roku.

Termin przechowywania dokumentów i ewidencji może zostać wydłużony, jeśli dojdzie do zawieszenia lub przerwania biegu przedawnienia, na przykład w przypadku wszczęcia postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe.

Dodatkowe obowiązki związane z likwidacją firmy

W związku z likwidacją działalności gospodarczej pamiętaj również o:

• wyrejestrowaniu kasy fiskalnej
• rozwiązaniu umów z pracownikami
• przechowywaniu dokumentów zlikwidowanej firmy.